A projekt indítása és kiinduló helyzet
A projekt egy hazai vállalatcsoportnál indult, amely négy korábban önálló cég összeolvadásával jött létre, pénzügyi és számviteli folyamataik azonban erősen széttagoltak voltak. Az egyik társaság külsős könyvelővel dolgozott, ahol az együttműködés nehézkesnek bizonyult, míg a többiek saját fejlesztésű, az évek során dokumentáció nélkül bővülő rendszereket használtak.
A csoport növekedésével egyre sürgetőbbé vált az egységes, skálázható folyamatok kialakítása. Olyan megoldásra volt szükségük, amely képes integrálni a különböző működési modelleket, biztosítja az átláthatóságot, és támogatja a jövőbeni növekedést.
Ajánlott megoldás: PS APPS
A javaslatunk a PS APPS volt – nem csupán egy technológiai platform, hanem egy átfogó megoldás, amely egyesíti az automatizációt, a számviteli szakértelmet és a felhasználóbarát működést.
A bevezetés során:
- OCR-alapú számlafeldolgozást vezettünk be, jelentősen csökkentve az adminisztratív terheket.
- Testreszabott jóváhagyási mátrixokat alakítottunk ki szerepkörök és szervezeti egységek alapján.
- A dokumentáció nélküli örökölt integrációkat visszamodellezéssel rekonstruáltuk.
- Tranzakcióalapú licencelési modellt vezettünk be, átlátható és rugalmas költségstruktúrát biztosítva.
A technikai megvalósításon túl számviteli szakembereink maguk konfigurálták a rendszert – nem IT-fejlesztők –, így minden funkció valódi számviteli logikát követ.
A PS APPS egyik legnagyobb előnye, hogy az automatizációt és a használhatóságot kivételesen jól ötvözi: modern, felhasználóbarát felület, felhőalapú elérés és mobilalkalmazás, amely lehetővé teszi a számlák jóváhagyását bárhonnan, bármikor. A rendszer kereshető digitális archívumot és valós idejű státusz-követést is tartalmaz, teljes rálátást biztosítva minden tranzakcióra.
Projektkomplexitás és skálázhatóság
A projekt túlmutatott a technikai integráción – valós időben kellett támogatnia a vállalatcsoport szervezeti átalakulását is.
A PS APPS lehetővé tette, hogy több jogi entitás egyetlen, auditálható rendszerben működjön, miközben a jogosultságokat, folyamatokat és ERP-kapcsolatokat teljes mértékben testre szabtuk.
Jelenleg a rendszer:
- 110+ felhasználót szolgál ki, köztük 50–60 aktív jóváhagyót és adatrögzítőt.
- Évente 18 000 számlát kezel.
- Összetett, szerepköralapú, teljes mértékben auditálható és könnyen skálázható jóváhagyási munkafolyamatokat működtet.
A rendszer architektúrája lehetővé teszi a zökkenőmentes bővítést – új felhasználók, entitások vagy számlamennyiség bevonása nem okoz teljesítmény- vagy folyamatbeli fennakadást.
Üzleti hatás és megtérülés
A PS APPS nem csupán követte a vállalatcsoport egyesülését – lehetővé is tette azt.
A bevezetést követően:
- A számlafeldolgozás jelentősen gyorsabbá és szinte érintésmentessé vált.
- A hibaarány drasztikusan csökkent, és többé nem tűntek el számlák a folyamatokban.
- A riporting, controlling és cash-flow tervezés valós idejű adatokkal vált hatékonyabbá.
- A menedzsment teljeskörű rálátást kapott, ami támogatja az adatvezérelt döntéshozatalt.
Honnan származnak a megtakarítások?
(általános PS APPS vs. manuális számlakezelés összehasonlítás alapján)
| Folyamatlépés | Hagyományos (iparági sztenderd) | PS APPS-el | Hatékonyságnövekedés |
|---|---|---|---|
| Számlafeldolgozás | Manuális rögzítés, 5–10 perc/számla | OCR-automatikus feldolgozás, 1–2 perc/számla | 70–80% gyorsabb |
| Jóváhagyási folyamat | E-mailek, alacsony átláthatóság | Egykattintásos, digitális, auditálható jóváhagyás weben és mobilon | 50–70% gyorsabb |
| Könyvelés & controlling | Manuális egyeztetések | Valós idejű státuszkövetés, automatikus könyvelés | 40–60% gyorsabb |
| Riporting & analitika | Statikus Excel-riportok | Élő dashboardok + valós idejű, kereshető archívum | 50%+ gyorsabb |
Ezek a fejlesztések lehetővé teszik, hogy a számviteli csapatok az elemzésre és stratégiai feladatokra koncentrálhassanak a repetitív adminisztráció helyett – és egy skálázható, jövőbiztos alapot teremtenek a növekedéshez.
Tanulságok és ajánlás
A PS APPS ideális választás azon szervezetek számára, amelyek:
- túlnőttek a széttagolt vagy egyedi fejlesztésű rendszereiken,
- szeretnék egységesíteni és automatizálni pénzügyi folyamataikat,
- skálázható, auditálható és könnyen használható megoldást keresnek.
Az ERP-bevezetéssel szemben a PS APPS töredék idő és költség mellett nyújt teljes körű számlakezelési ökoszisztémát – vállalati szintű automatizációval, modern és felhasználóbarát felülettel, amely bármikor, bárhonnan elérhető.
