A cégek jellemzően súlyos pénzeket költenek az employer brandingre a kiválasztás kezdeti fázisaiban, majd a belépést követően drasztikusan csökken az új munkavállalóra fordított figyelem. Pedig, ha már egyszer megszereztük, tartsuk is meg az értékes munkaerőt! A megfelelő beléptetési folyamat és a jelöltélmény nemcsak a jelöltek megtalálásának szempontjából fontos, hanem a céget hosszú távon is versenyképessé teheti. Egy jól kialakított és hatékony onboarding folyamat segíti az új belépők gyorsabb beilleszkedését, közvetetten pedig hatást gyakorol az elkötelezettségükre és a hatékonyságukra is.

A hazai cégek súlyos lemaradásban vannak

A Profession.hu által végzett nagyszabású kutatás (2018) rávilágított, hogy a hazai céges szférában még mindig nincs eléggé reflektorfényben az új belépők szervezeti integrációja. Ugyan a felmérés szerint minden második cégnek van kialakult onboarding folyamata, a többségüknek ez csak az „alapcsomagot” jelenti: bemutatást, adminisztrációt és betanítást, tehát mindent, ami a mielőbbi munkavégzés megkezdéséhez feltétlenül szükséges.

Az esetek felében ezeken felül már arra sem szentelnek időt, hogy bemutassák a vállalat történetét és a különböző szervezeti egységeket. Ami pedig még megdöbbentőbb, hogy bár a világunk egyre inkább a digitalizáció irányába halad, a magyar vállalatok 93 százaléka semmilyen onboarding folyamatot támogató szoftvert, programot nem használ. Pedig a hatékony és jól strukturált beléptetési folyamat 82%-kal növeli a munkavállalói elkötelezettséget, és 70%-kal az új belépők produktivitását.

TOP kihívások

Nincs egyszerű dolga azoknak, akik a beléptetésért és a képzésekért felelnek egy vállalaton belül, hiszen a COVID19-járvány és következményei ezt a területet sem kerülték el. A tantermi oktatások teljesen megszűntek vagy legalábbis szigorú szabályok mentén valósulhatnak meg. A személyes kontaktusok csökkentése érdekében egy nagyszabású orientációs nap és az irodai körbevezetés ma már szóba sem jöhet. Ezeken túl a korábbi papíralapú adminisztrációt is el kell felejtenünk. A hirtelen megváltozott körülményekkel hatalmas adminisztrációs teher nehezedett a HR-esekre, valamint nehezen nyomon követhetővé váltak a képzési és beléptetési folyamatok.

A digitalizáció régóta a porondon van a szervezeti fejlesztések területén, azonban az igazi löketet az előbb említett változások hozták meg. A Blue Colibri App csapata 15 vállalati vezetővel és HR szakemberrel folytatott kvalitatív interjúi alapján meghatározta, mik jelentik a legfőbb kihívást ezen a területen, hogy ezekre reagálva nyújtsanak támogatást a hazai vállalatoknak:

• anyagok digitalizálása
• folyamatok nyomon követése
• visszajelzések hiánya
• hatékonyság visszamérése

Így építsd fel az onboarding folyamatot!

Sok más szervezeti területhez hasonlóan az onboarding és a képzési rendszer kiépítése sem történhet meg a megfelelő stratégia és struktúra nélkül, amelyeket nemcsak az első naptól, de még a munkába állás előtt érdemes szem előtt tartanunk. 

#1 Preboarding

A munkába állás előtt fontos annak a hangsúlyozása, hogy az új munkatárs csatlakozását mennyire várja a vállalat és a csapat. Érdemes egy videó formájában bemutatni az új belépőnek a közvetlen kollégáit, hogy az első napon ne teljesen ismeretlen arcokkal találja szembe magát. Az ismerkedés mellett kulcsfontosságú, hogy a jelölt tisztában legyen a praktikus információkkal is, úgymint a napirend, dress code vagy az iroda megközelítése.

#2 Onboarding

A munkába állás első napján kezdődik a valódi onboarding. Elengedhetetlen, hogy a frissen érkező kolléga megismerje, kihez mivel tud fordulni, kitől tud segítséget kérni a folyamat során, és azzal is tisztába kerüljön, hogy mik a konkrét elvárások vele szemben. Ehhez fontos azoknak a céloknak és folyamatoknak a bemutatása, amelyek a munkavállalóra vonatkoznak. Az új pozícióra történő betanítás és a különböző vállalati képzések is szükségszerűek ahhoz, hogy az új belépő minél átfogóbban és transzparensebben lássa át azt a vállalati környezetet, amelynek tagjává vált.

#3 Utánkövetés

Mit sem ér a folyamat, ha nem kapunk utána semmilyen visszajelzést?! A kétirányú, folyamatos visszajelzések segítik a munkavállalót, hogy lássa a saját folyamatát és visszajelzést kapjon a teljesítményéről, valamint a vállalat is visszacsatolást kap arról, hogyan haladnak az egyes munkavállalók a beilleszkedési folyamatukban.

A tartalom mindent visz

Ha kialakítottuk a megfelelő folyamatot, érdemes a célcsoport számára vonzó tartalommal felöltenünk. Az online térben még szorosabb a figyelmünkért folytatott verseny, körülbelül az első 10-30 másodpercben döntünk arról, hogy elolvassunk-e valamit vagy sem. Ehhez a hatáshoz nagyban hozzájárul a vizuális megjelenítés. Új belépők esetén ez halmozottan fontos, hiszen első benyomást csak egyszer lehet tenni, és az elkötelezettségüket, elégedettségüket és a cégünknél töltött várható időtartamot is meghatározhatják azok az első élmények, amelyekkel a belépéskor találkoznak. 

A száraz dokumentumok helyett igyekezzünk minél változatosabb formátumban közölni az információkat. Bátran használjunk képeket, videókat, infografikákat! Még a legunalmasabb tananyag is élvezhetővé és könnyebben befogadhatóvá válik, ha a megfelelő köntösbe van bújtatva. Emellett pedig a vizuálisan vonzó, a márkaelőírásoknak megfelelő tartalmi elemek nemcsak megragadják a munkavállalók figyelmét, de mélyebb benyomást is tesznek rájuk, ezáltal segítve a tudás hatékony átadását. A Blue Colibri App tartalomgyártó csapatán belül segítünk modern és igényes formába önteni a céges tartalmakat, legyen szó vállalati fotózásról, videóforgatásról, infografikonok, prezentációk vagy animációs videók elkészítéséről.

Hatékony eszköz a digitális onboarding és e-learning folyamatokra

A Blue Colibri App legújabb fejlesztése, a Blue Colibri App ACADEMY egy modern multiplatform felület, amelyen könnyedén alakíthatunk ki automatizált folyamatokat és tölthetünk fel vállalati tartalmakat specifikus munkavállalói csoportoknak vagy akár a vállalat egészének. A felület megbízható megoldást jelent a pre- és onboarding, valamint az online képzések és oktatások kihívásaira.

A felületen különböző interaktív formátumban oszthatunk meg tartalmakat (videók, képek, infografikák, pdf-ek, prezentációk, szöveges dokumentumok). A tudás elsajátítását az egyes leckék vagy az egész képzési modul végén található tesztekkel és kérdőívekkel mérhetjük fel, amelyről mind a munkavállalók, mind a vezetők részletes riportokat kapnak.

A dolgozók akár a saját okostelefonjukon is végig követhetik az onboarding vagy képzési folyamatot. Ezzel biztosíthatjuk, hogy mindenki a saját tempójában tudjon haladni, transzparens képet kapjon az oktatási anyag szerkezetéről, folyamatosan nyomon tudja követni, hol tart a folyamatokban, nem utolsó sorban pedig a rendszer figyelmeztetéseket is küld a határidőkről.

Az egész onboardingot és e-learninget egy egyszerűen kezelhető és átlátható kezelői felületen menedzselhetjük, amelyben könnyedén állíthatjuk össze a folyamatainkat és tölthetjük fel változatos tartalommal, határidőket adhatunk meg, értesítéseket küldhetünk ki, valamint böngészhetjük a rendelkezésre álló részletes statisztikákat.

Ha szeretnél mélyebb betekintést nyerni a Blue Colibri App ACADEMY onboarding és e-learning felületbe, kérj ingyenes demót vagy nézz szét a Blue Colibri App weboldalán!

Az alábbi linkre kattintva pedig visszanézheted a Blue Colibri App „Hatékony onboarding és képzések a digitális térben!” című webináriumának felvételét:

 (x)