A munkavállalók közel 70 százaléka állítja, hogy óránként legalább 10 alkalommal kell váltania egyes applikációk között a munkahelyén, míg a Harvard Business Review kutatása a weboldalakat is beleszámolva már napi 1200-ra becsüli „kapcsolgatás” (toggling) átlagos számát. Akárhogy is, a jelenség biztosan sokaknak ismerős, sőt a 2000-es és 2010-es évek egyik széles körben fetisizált képességétől sem áll távol. Ez a multitasking, aminek kognitív képességeinket sújtó negatív hatásairól egyre több kutatás születik.

Szuperképességből versenyhátrány

Az amerikai Stanford Egyetem kutatói arra hívták fel a figyelmet, hogy a multitasking során valójában az emberi agy működési struktúrájával megyünk szembe, hiszen egyidőben csak egy fókuszálást igénylő tevékenységet tudunk teljesíteni. Nagyobb munkabírást és hatékonyabb munkavégzést remélünk, holott az eredmény a kutatások szerint akár 40%-os hatékonyságcsökkenés is lehet. A kudarcélmény, a párhuzamosan sokasodó feladatok ráadásul növelik a szorongást és lehetetlenné teszik a jóllét elérését.

A munkahelyi szoftverek és applikációk használatakor hajlamosak vagyunk hasonló öngólt véteni, sőt valójában egymást erősítő hatásokkal szembesülünk. A 2010-es években a munkahelyek egyre gyorsuló digitalizációja során az új technológiák kezdetben hatékony megoldásokat kínáltak az adminisztráció, vagy éppen a külső és belső kommunikáció kihívásaira – a használatuk látszólag nélkülözhetetlenné vált. A hatékonyságuk azonban szintén látszólagos:

A Harvard Business Review fent idézett kutatása szerint az eszközök közötti kapcsolgatás következtében heti 4 órát veszítünk el átlagosan. A Financial Times ugyanezt a számot a munkavállalók 69 százaléka esetében már több mint 5 órára becsüli hetente.

Hogyan veszítjük el a fókuszt?

A Covid-válság alapjaiban rengette meg a munkahelyekről alkotott képünket világszerte. A saját eszközök használatát engedélyező céges policy-k (Bring Your Own Device – BYOD) széleskörű elterjedése nemcsak biztonsági – elsősorban privacy – kockázatokat hozott magával, hanem a munka és a magánélet határainak végső leomlását is. Ebben a környezetben az appok közötti kapcsolgatás a fókuszvesztésen túl egyre nagyobb kontextusvesztést is eredményez.

Utóbbi biztosan ismerősen cseng: fontos jegyzetek és dokumentumok, amelyeket nem azon a platformon – vagy egyáltalán nem – találunk meg, noha biztosak vagyunk benne, hogy oda mentettük vagy ott találkoztunk vele utoljára. A jelenség pszichológiai háttere viszonylag egyszerűnek mondható, hiszen a rengeteg munkahelyi és magánéletben használt szoftver és applikáció között idővel tulajdonképpen elveszítjük a „tájékozódó képességünket”.

Az amerikai Forbes magazin által idézett angol kutatás szerint az Egyesült Királyságban a munkavállalók 94 százaléka érzi frusztráltnak magát a munkahelyi digitáliák miatt, és minden ötödik dolgozónak megfordult már a fejében emiatt a munkahelyváltás gondolata.

3 jó gyakorlat a digitális egyensúly megtalálásához

Az alábbi jó gyakorlatok nemcsak a digitális hatékonyság növelésében, hanem a work–life balance megtalálásában is segítenek.
 

• APP AUDIT | A fókusz- és kontextusvesztés egyik gyakori oka, hogy több hasonló funkcióval rendelkező platformot használunk párhuzamosan a munkahelyen. Ilyen esetben célszerű az applikációk hatékonyságát felülvizsgálni, és a HR-rel egyeztetve céges vagy akár csapat szinten letenni a voksot a munkahelyi célokat leginkább kiszolgáló platform használata mellett. A többit pedig törölni.
   
• MUNKAHELYI APPOK | Az munkavállalói unwellbeing záloga a munkahelyen és a magánéletben használt platformok összemosása, hiszen ez nemcsak állandó fókuszvesztést, de a munka–magánélet egyensúly azonnali felborulását is garantálja egy este 9-kor elküldött, „holnap ráér” üzenettel. Az olyan magánéletben használt appok, mint például a Messenger munkahelyi felhasználását mellőzzük, és keressünk megfelelő alternatívát (ami ebben az esetben lehet például a Slack vagy a Trello is).
   
• VÉSZHELYZETI CSATORNA| Egyes munkakörökben és területeket elengedhetetlen, hogy kihasználjuk az azonnali kapcsolódás lehetőségét. A wellbeing garantálására fontos azonban a vezetőknek is betartani egy előre meghatározott szabályrendszert – és a kommunikációt adott csatornához kötni. Ebben az esetben a beosztott munkavállaló már a platform alapján „dekódolni” tudja az üzenet jelentőségét. Ilyen lehet például egy Slack channel kialakítása a váratlanul felmerülő hibák lekommunikálására, vagy a hétvégi ügyeletre.